Instrukcja użytkownika

Instrukcja do pakietu “Fakturowanie + obsługa biura rachunkowego”

Dodatkowe uproszczenia

KSeF

1. Instrukcja uwierzytelniania w KSeF w aplikacji mojksiegowy24.pl

W aplikacji możliwe jest uwierzytelnienie za pomocą:

• tokenu – ważny tylko do końca 2026 roku,
• certyfikatu KSeF – zalecana metoda.

2. Instrukcja generowania certyfikatu KSeF

Dotyczy jednoosobowej działalności, inne rodzaje działalności mogą wymagać dodatkowych uprawnień lub złożenia innych dokumentów.

Po zalogowaniu do systemu należy wybrać opcję Certyfikaty → Generuj certyfikat i postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie, tzn. podać nazwę, hasło i powtórzyć hasło. Hasło należy zapamiętać – będzie potrzebne, aby skorzystać z certyfikatu.

Po kliknięciu przycisku „Generuj" na komputer pobierze się plik nazwany jak podana wcześniej nazwa certyfikatu.

Następnym krokiem jest decyzja o przeznaczeniu certyfikatu:

• Podpis linku do weryfikacji wystawcy – certyfikat offline
• Uwierzytelnienie w systemie KSeF – certyfikat online

Po dokonaniu wyboru przeznaczenia certyfikatu oraz wyborze daty obowiązywania należy wybrać: „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu". Kiedy wniosek jest w realizacji można kliknąć przycisk „Odśwież". W oknie Wnioskuj o certyfikat możemy pobrać gotowy już certyfikat. Zapisze się on na dysku z nazwą podaną na początku. Posiadając dwa pliki: dowolna_nazwa.crt oraz dowolna_nazwa.key, a także hasło można dodać certyfikat w aplikacji mojksiegowy24.pl.

3. Ustawienia KSeF

Wprowadzenie uwierzytelnienia w aplikacji mojksiegowy24.pl można dokonać w dwóch miejscach:

• z poziomu DGCS Portal KSeF – w menu wybieramy Ustawienia (kółko zębate) → KSeF
• z poziomu Fakturowania – w menu wybieramy Ustawienia (klucz) → Ustawienia księgowe → KSeF

3a) DGCS Portal KSeF

W oknie ustawień znajdziemy dwa sposoby uwierzytelniania: tokenem lub certyfikatem, w zależności od wygenerowanego uprawnienia w aplikacji podatnika na stronie KSeF. Wybieramy domyślną metodę certyfikat lub token, a następnie wypełniamy dane.

W przypadku wybrania tokenu dodajemy wygenerowany ciąg znaków, a następnie klikamy „Zapisz zmiany".

W oknie ustawień klikamy „Dodaj certyfikat", wpisujemy jego nazwę oraz wskazujemy pliki które mamy zapisane na dysku odpowiednio z rozszerzeniem .crt oraz .key, a także podajemy datę ważności i klikamy Dodaj. Przy dodawaniu certyfikatu offline należy pobrać ze strony Ministerstwa Finansów jego numer seryjny.

Po wprowadzeniu ustawień należy kliknąć „Zapisz zmiany" w prawym górnym rogu.

3b) Fakturowanie

Wybieramy z menu Ustawienia → Ustawienia księgowe → KSeF

W sekcji Certyfikaty KSeF klikamy Dodaj certyfikat online lub offline, a następnie wypełniamy podając jego nazwę oraz wskazujemy pliki które mamy zapisane na dysku odpowiednio z rozszerzeniem .crt oraz .key, a także podajemy datę ważności i klikamy Dodaj. Przy dodawaniu certyfikatu offline należy pobrać ze strony Ministerstwa Finansów jego numer seryjny. Przed opuszczeniem strony należy kliknąć „Zapisz".

4. Wysyłka faktury do KSeF

Wystawioną fakturę możesz wysłać do KSeF z poziomu dokumentu klikając przycisk Wyślij do KSeF lub Wyślij do KSeF Offline.

Fakturę możesz również wysłać z poziomu listy faktur. Po wysłaniu dokumentu status KSeF zmieni się na „W trakcie przetwarzania".

Po przetworzeniu przez KSeF w odpowiedniej kolumnie pojawi się numer KSeF, co potwierdza zarejestrowanie dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.

KPiR

Zakładanie oraz Aktywacja Konta

W celu korzystania z aplikacji mójksięgowy24.pl należy założyć konto. Należy kliknąć opcję na stronie Wypróbuj za darmo. Następnie należy zdecydować czy konto należy do firmy czy biura rachunkowego, Wiąże się to z dostępnością różnych pakietów w zależności od profilu działalności. Podaj adres e-mail służący później do logowania, hasło oraz zaakceptuj regulamin. Na tym etapie konieczne będzie także zdecydowanie, z którego pakietu chcemy korzystać Fakturowanie bądź Fakturowanie plus Książka przychodów i rozchodów. Po kliknięciu przycisku zarejestruj zostaniesz przeniesiony do aplikacji. W celu korzystania z aplikacji należy wypełnić niezbędne dane. Służy do tego kreator, który pojawi się na górze strony, pierwszy krok to poniższy formularz, aby uprościć dodawanie danych wystarczy wpisać numer NIP w pierwsze pole, dane zostaną uzupełnione z GUS. Podaj adres e-mail firmowy, do korespondencji możesz podać inny w kolejnych krokach. W kolejnych krokach zostaniesz poproszony o podanie numeracji faktur stosowanych w Twojej firmie. Możesz wybrać numerację proponowaną przez nas lub korzystając z Ustawienia niestandardowe inny rodzaj numeracji. Możesz także wybrać Domyślny termin płatności. Ważne jest ustawienie, czy firma jest płatnikiem VAT, jeśli jest pozostaw znacznik z VAT zaznaczony.
W kolejnym kroku trzecim, wypełnij dane podatkowe. Wybierz urząd skarbowy, podaj okres rozliczania z VAT, a także indywidualny rachunek podatkowy - mikrorachunek. Zdefiniuj dane ZUS. Jeśli dopiero rozpocząłeś działalność gospodarczą i korzystasz z preferencyjnej stawki zus, zaznacz opcję: preferencyjna stawka zus przez pierwsze 24 miesiące działalności. Jeśli prowadzisz firmę już jakiś czas wprowadź odpowiednie ustawienia. Podaj indywidualny numer konta. Jeśli chcesz, aby składka zdrowotna była wyliczana na podstawie przychodów wprowadzanych w programie, zaznacz opcję wylicz składkę zdrowotną na podstawie danych w programie. Chcesz wprowadzać to ręcznie? Pozostaw opcję nie zaznaczoną. Wszystkie dane wypełniane w kreatorze możesz później zmienić w ustawieniach firmy. Dodawanie wpisów
W celu zarejestrowania faktur kosztowych, skorzystaj z opcji dodania wpisu, wybierz z menu Księgowość - > Dodawanie wpisów.
W celu dodania prawidłowego wpisumusimy zdefiniować:

1. numer dokumentu
2. daty wystawienia oraz księgowania możemy je wybrać z wygodnego kalendarza
3. podać dane zdarzenia gospodarczego możemy wybrać zdefiniowane wcześniej z listy lub dodać do słownika z poziomu dodawania wpisu, dostępna również kartoteka zdarzeń z poziomu menu
4. wybieramy kontrahenta lub dodajemy do słownika wyszukując z gus lub vies

W celu prawidłowego zaksięgowania kosztu powinniśmy zdecydować o rodzaju wydatku KPIR oraz rodzaju wydatku vat, w tym celu wybieramy z listy odpowiednie opcje. W książce przychodów i rozchodów mójksięgowy24.pl jest możliwość korzystania z wygodnych szablonów które umożliwią księgowanie według wcześniej zdefiniowanych szablonów. Ułatwia to podjęcie decyzji o kwalifikowaniu kosztu w książce przychodów i rozchodów lub vat.

1. Faktura za telefon - pozwala na wprowadzenie wydatku typu niehandlowy koszt, pozostały
2. Wynagrodzenia - pozwala na wprowadzenie kosztu tylko do KPIR bez VAT
3. Odliczenie 50% (np. paliwo) - pozwala na wprowadzenie kwoty brutto, przy czym do VATu zostanie wprowadzone 50% stawki VAT, pozostałe 50% zostanie doliczone do kwoty netto
4. Wpis bez vat - wpis będzie trafiał tylko do KPIR bez VAT
5. Zaliczka, środek trwały, kolumna 15 - wpis trafia do kolumny 15 KPIR
6. Inne - Pozwala na dodanie pozostałych kosztów, wybór rodzaju zakupu KPIR i VAT

Pozycje faktury konieczne jest podanie danych dokumentu takich jak kwota netto, stawka vat, kwota brutto.
Skorzystaj z przycisku Dodaj aby dodać kolejny wiersz dokumentu, jeśli dodałeś wszystkie pozycje kliknij Zapisz dokument.

Kartoteki

KPiR

Wprowadzone wpisy zakupu (kosztu) oraz wystawione w Fakturowaniu faktury trafiają do rejestrów KPIR oraz rejestrów vat (sprzedaży i zakupu). Układ podatkowej księgi przychodów i rozchodów przygotowany jest według miesiąca za dany rok i podzielony według kolumn zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, również zgodnie z przepisami umieszczone są podsumowania. Aplikacja mójksięgowy24.pl pozwala na wydruk księgi lub zapisanie w .pdf.

Rejestr sprzedaży

W rejestrze znajdują się dokumenty sprzedaży, które zostały wprowadzone z Fakturowania. Zawiera dane według kolumn wraz z podsumowaniem, z wyszczególnieniem sprzedaży VAT OSS oraz sprzedaż na podstawie faktur do paragonu. Rejestr można wydrukować.

Rejestr zakupu

W rejestrze znajdują się dokumenty zakupu, które zostały wprowadzone z poziomu wpisów. Zawiera dane według kolumn wraz z podsumowaniem, rejestr można wydrukować. W dziale rejestru zakupu znajduje się wygodne podsumowanie z podziałem na dokumenty: handlowe, inwestycyjne i pozostałe.

Podatek dochodowy

W dziale podatek dochodowy możliwe jest podejrzenie podatku dochodowego według miesiąca a także roku, wyliczone na podstawie wprowadzonych danych. Dzięki tej opcji widnieje informacja o wysokości podatku do opłacenia.

JPK V7

W celu prawidłowego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym konieczne jest wypełnienie JPKv7m i złożenie go we właściwym terminie. Dzięki opcji JPK możliwe jest wygenerowanie a także złożenie deklaracji.

Skany

Funkcjonalność skanów pozwala na dodanie plików skanowanych na innym urządzeniu na przykład na telefonie, dodania opisu dokumentu, przypisania daty. Dokument może zostać pobrany przez inną osobę z oznaczeniem daty pobrania.